加强应收账款管理之我见
赊销是商品经济日益发展壮大和市埸竟争异常激烈而产生的一 种商业信用方式。它的产生有利于促进企业产品销售,减少产品库存,增加收益。为了准确核算和反映这种商业信用方式所占的资金增减变化情况,从而出现了应收账款这种债权资产。由于应收账款的特点所在,如果它在企业资产中比重过大,或长期不流动,会使企业垫付的资金增加,丧失可能产生的潜在收益,形成呆账、死账,严重影响企业的正常经营,甚至给企业造成重大财产损失。由此可见,加强应收账款的管理,减少不良资产的产生,对于企业来说具有十分重要的意义。
一、应收账款的概念、特点及利弊分析
应收账款是企业流动资产的一项重要组成部分,它是企业在销售产品或提供劳务中采用赊销方式,允许购货方或接受劳务方延缓付款时间而形成的尚未收回被对方单位占用的一种流动资产。它与其他资产相比,具有以下特点:
1、较高的风险性。由于应收账款仅仅是企业对于客户的一种债权,企业手中并没有掌握实质性的资产,所能代表债权的是一些有关的单证,因此企业实际上是处于一种被动的地位上。这种债权能否收回,关键取决于对方的财务状况、信用状况以及本企业的内部管理水平等。从而使企业存在一种无法收回货款的可能性,即发生坏账。所以企业应收账款实际上均存在一定的风险。
2、较低的流动性。由于企业的应收账款是不能用以进行出售、抵押等取得的资产,因此,企业对于收款期限未到,即使已过收款期限但对方仍拖延不支付的应收账款,除了催讨收款外,只能长期限挂账。
3、较长的停留时间。由于多方面的原因,企业的应收账款从其产生到最终收回,往往需要经过一段较长的时间才能完成,造成企业资金长时间被对方占用。
4、较高的回收成本。企业为了收回长期挂账的应收账款,往往需要付出较高的回收成本,有时甚至收回的款项抵去回收成本后所剩无几。
企业的商品销售分为现销和赊销。在当今市场竞争状况下,完全没有赊销是不可能的。即使暂时你企业的产品特别畅销供不应求,但从长远的角度看也不可能全部做到现销。适当利用一些信用政策,无论在国际上还是在国内都是通行的。它对于缓解购货方资金压力,增加自身企业销售,减少库存积压,扩大市场份额,建立良好的购销关系和长期的合作关系都是有益的。为了准确核算和反映这种因利用商业信用方式所占的资金增减变化情况,从而出现了应收账款这种债权资产。
这种债权性资产由于在性质上具有的流动性,所以在资产负债表上排在比较靠前的位置,但如果对其管理不到位,让其在企业资产中比重过大,或长期不流动甚至形成呆账、死账,则将严重影响企业的正常经营,甚至造成重大财产损失。因此,在经营活动中企业必须加强对应收账款管理。长期以来,由于部分企业存在重生产,轻管理,特别是忽视了对应收账款的管理,从而造成企业停产,甚至破产的结局。
二、当前应收账款管理中存在的问题及原因
当前企业应收账款管理中到底存在些什么问题呢?笔者作为一个基层企业单位的财务人员,通过深入细致的调查,了解到当前应收账款管理中主要存在下列几个问题:
一是在企业流动资产中所占比重过大,严重影响企业的正常资金周转。如我市某饮料生产企业,1998年投产,1999年和2000年连续两年被评为先进企业,但到2001年时,该企业期末流动资产总额2450万元,而应收账款却达1500万元,占流动资产总额的61%,企业支付能力十分有限,先是工资无法按期限发放,购货款推迟支付,最后到欠职工工资十多个月和货款无法支付。于是企业就出现了一边是先进企业,一边却是职工叫苦连天,领导有苦难言的局面。那是为什么呢?原因是企业的产值和销售收入都完成得好,所以企业连年受嘉奖,但因应收账款陆续增加,企业的自有资金和原有银行贷款都被其他单位占用而无法正常运转。
二是应收账款回收期较长,使企业的财务费用和企业的管理成本增加。据我得知,一般企业的应收账款的账龄是1一2年,少数是3年以上,很少在一年内能保证收回的。企业为清欠,每年都花费一定物力和财力,增加办公费、差旅费、通讯费、业务招待费和诉讼费等。当企业的应收账款不断增加,大量占用企业流动资金时,就会影响企业正常的生产经营。为了维持资金链不断,企业就要不断地增加融资,增加企业财务费用。即使是银行能给予提供一定额度的银行承兑汇票,节省一些利息支出,但是作为一项债务是必须要偿还的。况且银行承兑汇票是最长期限六个月,你收不回来欠款,则仍是无法归还的。因此大量应收账款存在,不但有可能害了自己企业,还有可能害了银行。
三是对应收账款的追收错失良机,让呆账、坏账等不良资产不断上升,给企业造成了重大财产损失。从我调查的几个破产企业的情况得知,虽然是多方面的,但它们普遍存在对应收账款没有足够的认识,没有及时采取相应措施追债的教训,让应收账款中呆账、坏账等不良资产的比例不断上升,给企业造成了重大财产损失,从使企业资不抵债而破产。
四是对应收账款无定期清理和对账的习惯,存在账账不符的现象。笔者在对几个企业的财务审计中得知,企业在决算前真正对往来账款认真进行清理的不足70%;从对应收账款进行函证的结果统计表明,真正账账相符的不到50%。
五是应收账款手续不齐备和依据不充分,使追收陷入困境。从我参加的几个单位的财务检查中发现,部分企业由于内部管理不严,销售产品不按规定签订销售合同,或销售合同条款不齐全,难以鉴定是否到催款期。有的只有本企业的发货人和送货人的签名,却无收货单位相关责任人出具的有关单证,打起官司来,因证据不充分无法立案或败诉。
为何会存在上述问题呢?笔者认为,概括说来,应收账款管理中存在的问题主要是企业内部管理不严,加上社会信用状况不好等造成的。其原因具体主要表现在以下几个方面:
一是受领导的政绩工程和短期行为的影响。领导为追求政绩,往往首先优先考虑的是容易完成的产值和销售收入指标,然后才是利润指标。这一点在国有企业或集体企业,特别是新办企业中最为突出。它从一个地区统计年报中的产值、销售收入、利润、税金分析后不难发现。
二是不按市埸经济规律办事,对市场调查研究不够。由于对市场调查研究不够,因此所生产的产品要么产销不对路,要么供过于求。在卖不动的情况下,企业为减少库存,不得不将商品降价,有时甚至采取一降再降和先把货赊出去再说的措施,这种情况下最容易出现应收账款收不回,形成不良资产。[page]
三是企业销售制度,特别是赊销授权审批制度不健全、不完善,销售人员的责、权、利不对等。经调查了解到,目前许多企业的销售人员的工资、奖金是按销售提成的,但与货款回笼挂钩的并不多,所以容易形成重销售轻回款的现象,有的即使制度上健全,但执行上又不力,多数是只奖不罚。再如赊销授权审批方面,多数单位没有健全的赊销授权审批制度,张三可以批,李四可以批,王五也可以批,没有一个规矩,没有一个度。
四是对客户资信度不作前期调查,没有系统的客户档案。笔者在调查得知,对客户资信度掌握准确,并建立了客户档案的企业不是很多。因此,由于销售人员的新老交替或其他原因的影响,对新老客户的资信情况了解不够而上当受骗的大有人在。如有的客户开始几笔业务特别守信,然后以资金周转不灵为由赊欠款项,最后连人都找不到;有的客户拿支票来言明提货后结算,等你将支票送银行后退票,才发现被骗。
五是销售人员或销售总代理的品行不端,恶意串通。笔者在对几个企业的财务审计中得知,个别销售人员或销售总代理与客户串通将商品赊出,形成长期拖欠款,再以坏账的形式核销掉瓜分,也有的将赊出的款项再以某个单位的名义收进,搞体外循环。如笔者在对我市某石膏矿企业的财务审计中发现,该矿由于内部管理不严,一方面单位账上应收账款增加,另一方面个别销售人员却与水泥厂个别人恶意串通,换购水泥,搞体外循环。
六是销售合同条款不全,相关债权证据手续欠完备,对账不及时、错失催收良机。笔者在对几个企业的财务审计中得知,部分企业销售产品不按规定签订销售合同,或销售合同条款不齐全,以致难以鉴定是否到催款期。有的只有本企业的发货人和送货人的签名,却无收货单位相关责任人出具的有关单证。应收账款的清收包括最后采取诉讼手段,需要相应的合同、协议、提货手续和有关账簿等,尤其值得注意的是不能超过法律规定的时效。而部分企业有时往往对一些细节不太注意,缺失了一些相关证据,错失了清收的时机,形成呆账、死账。有些客户恶意骗钱后,利用我国工商管理的不完善,只留下一个空壳,而将资金抽逃后另组建公司;有的个体经营者将自己名下的财产转移到别人名下,甚至搞假离婚或者出逃,所以即使你通过诉讼赢了官司,也无法执行到款项。
三、加强和改进对应收账款管理的对策
近年以来,国家财政部陆续颁布了《内部会计控制规范—销售与收款(试行)》、《关于建立健全企业应收款项管理制度》等文件,对企业特别是国有企业提出了规范性的要求,因此企业的各级领导、销售部门、财会部门都应引起高度的重视。针对目前企业应收账款管理中存在的问题,为加强和改进对其的管理,减少不良资产的产生,笔者提出如下措施和对策,供大家参考。
1、加强对新老客户的资信度调查,建立健全客户档案,并针对客户不同的资信等级,确定合理的赊销额度标准。如果客户信用标准太低,虽然将有增加销售收入的可能性,但也会使因客户拒付而造成坏账损失的机会增多。因此,在与客户进行赊销业务往来前,企业应调查了解客户的财务状况和信用情况,合理预测其偿债能力后,才做出是否同意赊销决定。有条件的或业务量较大的单位应建立专门的信用管理部门或岗位,负责购货单位的信用情况调查和监督各业务销售部门信用执行情况。其所应掌握的客户情况包括:客户的真实名称、营业执照及年检情况、法定代表人及授权代理人情况、企业资产情况、银行开户情况、有无不良债权债务情况、经营地址、有无抵押和关联企业情况等。对客户的资料应实行动态管理,及时更新。客户资信状况不好的只能现销或宁可不做业务,以降低账款回收中的风险。
2、建立健全较为科学的销售管理制度和严格的授权审批制度。明确销售与收款业务的权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人的职责范围和工作要求。若采用计算机进销存软件办理销售手续的,尤其应在软件中加入相应的授权控制条件,如销售数量、价格、购货单位的信用状况、信用额度、可否赊销等,超过授权范围的则不能进行。在销售环节引入激励机制,确定合理的现金折扣比例,尽量促使其主动上门结算。
3、加强市场营销调查,力争生产或销售适销对路的产品。
4、加强合同管理。除现销以外均应签订购销合同,以明确购销双方的权利义务,商品的规格型号、数量单价、交货及付款方式、付款期限、违约责任等。同时将购销合同送采购、销售、财务等相关职能部分。对所签订的购销合同指定一个部分装订保管登记备查。
5、建立健全应收账款管理制度,运用财务分析的方法分析应收账款的变化趋势。如客户应收账款管理台账建设制度、账龄分析制度、定期对账制度。如利用增长比例法分析应收账款的若干年内的增减变化变化趋势;利用结构比例分析法分析项目构成是否合理,如应收账款占流动资产、占总资产、占所有者权益的比例;利用综合比例分析法,既分析项目构成,又分析发展趋势,以便企业管理当局做出正确的判断。指定销售或财务部门及时登记每一客户应收账款余额增减变动和信用额度使用情况;发现账账不符查明原因,及时处理;一旦发现违约行为立即采取措施,防止久拖不结;发现诈骗、逃债或未按合同协议规定的时间还款的,要采用不同的催账手段,尽量避免坏账的可能。如果实在是催收无望,应及时提请公安机关介入或通过诉讼解决。
6、从制度上强化对销售人员和销售总代理的管理,明确其岗位职责,并将赊销和清欠工作与相关责任人工资奖金挂钩。如赊销时可先预扣责任人一定比例的工资奖金,待欠款收回后再补发,若收不回来则相应扣发。对已核销的坏账又收回了的,则可从收回的部分中按一定比例提成,奖励有关责任人。
7、在上级对下级的经济指标考核中,除了将产值、销售收入、利润和税金纳入考核范围外,应将应收账款的清收作为一项重要指标纳入考核范围。
8、利用财务政策,采取债务重组、债转股以及对国有企业进行股份制改造,吸收经营者和员工股份等措施,最大限度地盘活闲置资产,调动职工当家理财的主观能动性,增强职工的责任感、紧迫感和危机感。这样就把企业的经营好坏、应收款情况、乃至于形成坏账后将会给企业、个人造成多大的损失,每个人都能清楚。因此他就要全力以赴地关注应收账款的状况,在清收上下更大的功夫,这也是为什么民营企业外欠款少的原因之一。[page]
9、加强内部审计。内部审计应主要针对企业内控制度和客户的信用度、授权执行情况制度建设执行等进行符合性测试和实质性测试,检查各项规定是否得到有效执行。尤其是要核对销售部门、财务部门的实物与账簿,预收账户的名称、余额,防止串户或余额有误,做到账实相符、账账相符。
10、合理估计财务状况。会计核算原则中一个很重要的原则就是谨慎性原则,其核心是不高估资产或收益,不低估负债或费用。按照新企业会计制度要求计提“八项准备”,其中应收账款坏账准备应根据账龄和回收的具体情况做出合理估计,根据不同情况确定不同的计提比例。
11、加强对应收账款的后期管理。应收账款经过努力清收三年以上无结果,或债务方营业执照被工商部门吊销、债务人被公安部门宣布死亡或失踪、或破产清偿、或经诉讼无财产执行的,都会形成不良资产。如果企业掌握了这种情况,应及时取得相关的证据并报批,以便进行账务处理,确保财务状况真实、合法。对已核销的不良资产应当实行账销案存,设置核销坏账备查账簿。企业对已核销的坏账应设置备查簿分类记载欠款单位、欠款数额、欠款原因、欠款时间、欠款批准人和经办人,核销数额、核销条件、核销批准机构和批准人员,后续管理措施等情况。要采用不同的催账手段,尽量避免坏账的可能。如果实在是催收无望,可通过法律提出偿还债务的诉讼。为便于日后核查,备查簿应长期保存。不可一核了事应继续保留追索权,发现线索穷追不舍,如濒临破产的欠款企业出现转机、进行企业重组后接受企业注入资金等,都有可能继续还钱。因此除对欲核销的坏账按有关规定严格审查外,对清回的资金更应按原列销渠道归账,防止挪作他用或私留,在审计中发现此类问题应严加处理。
[参考文献]
[1]郭复初,财务管理[M],北京:首都经济贸易大学出版社,2003;
[2]张春流,交通财会[C],北京:中国交通会计学会,2004;
[3]杨有红,[中级财务会计],北京:中央广播电视大学出版社,2003;
[4]财政部会计司,企业会计制度讲解[M],中国财政经济出版社,2001;
[5]曹海南,交通财会[C],北京:中国交通会计学会,2004;